FINANCES Tableau de Bord Factures Gestion des factures La gestion des factures vous permet d’ajouter, modifier, valider, et télécharger des factures tout en personnalisant les informations associées. Voici les étapes pour une utilisation optimale des fonctionnalités visibles. 1. Consultation de la liste des factures a. Accéder à la liste Rendez-vous dans l’onglet Factures pour afficher toutes les factures. La liste inclut : • Référence : Identifiant unique de la facture. • Catégorie : Type de facture (client, achat de crédits, inscription, etc.). • Bénéficiaire : Entité ou entreprise associée. • Destinataires : Personnes ou entreprises recevant la facture. • État : Brouillon ou validée. • Date : Date de la facture. • Montant : Montants HT et TTC. b. Actions rapides • Filtrer les factures : Utilisez les champs de recherche ou le filtre pour sélectionner par référence, catégorie, état, date, ou montant HT. • Télécharger une facture : Cliquez sur l’option Télécharger pour générer une facture au format PDF. • Modifier ou supprimer : Ces actions sont accessibles directement depuis les options de la liste. 2. Ajouter une facture a. Accéder à la création Cliquez sur Ajouter pour ouvrir le formulaire de création. b. Renseigner les informations nécessaires • Type de facture : Choisissez un type parmi la liste déroulante (client, achat de crédits, abonnement, etc.). • Date : Indiquez la date d’émission de la facture. c. Enregistrer la facture Une fois les champs remplis, cliquez sur Enregistrer . La facture est ajoutée sous le statut Brouillon . 3. Modifier une facture a. Accéder aux détails de la facture Cliquez sur modifier  la facture pour ouvrir sa fiche détaillée. b. Modifier les éléments de facturation • Cliquez sur Ajouter un élément de facturation pour insérer : • Désignation. • Prix unitaire HT. • Quantité. • Pourcentage de TVA. • Option de frais de débours (si applicable). • Enregistrez l’élément pour le voir apparaître dans la liste des items de la facture.   c.  Ajouter un destinataire • Cliquez sur Ajouter un destinataire . • Choisissez un utilisateur ou une entreprise dans la liste déroulante. • Enregistrez pour associer le destinataire à la facture. d. Finaliser la facture • Valider : Une fois toutes les informations complétées, cliquez sur Valider . • Télécharger : Générer un PDF de la facture validée.   Recommandations • Soyez précis dans les informations de facturation : Assurez-vous que les désignations, quantités et montants soient exacts pour éviter des erreurs. • Organisez vos catégories : Utilisez des catégories bien définies pour faciliter le suivi des factures. • Maintenez à jour les données des bénéficiaires et destinataires : Assurez-vous que les informations administratives soient complètes et précises (adresse, SIRET, TVA, etc.). Questions fréquentes 1. Puis-je modifier une facture validée ? Oui, il est possible de modifier une facture validée si des ajustements sont nécessaires. 2. Puis-je supprimer une facture validée ? Oui, une facture validée peut être supprimée si elle n’est plus pertinente. 3. Est-il possible d’ajouter plusieurs destinataires ? Oui, vous pouvez ajouter plusieurs contacts ou entreprises comme destinataires d’une facture. 4. Comment retrouver rapidement une facture spécifique ? Utilisez les filtres de recherche par référence, catégorie, état, ou montant HT pour localiser rapidement une facture. 5. Comment générer un PDF de la facture ? Après validation, utilisez le bouton Télécharger pour générer et enregistrer une version PDF de la facture. Paiements de Packs Gestion des paiements de packs La gestion des paiements de packs permet de suivre les frais de service et paiements associés à chaque agent. Voici les explications des différentes sections visibles et des actions possibles. 1. Consultation des paiements de packs a. Liste des paiements La page affiche une liste complète des paiements, organisée en colonnes : • Agent : Nom et coordonnées de l’agent. En cliquant sur le nom, vous êtes redirigé vers le compte agent, qui affiche toutes les informations détaillées de cet agent. • Frais de service : Description des frais facturés (exemple : facturation mensuelle). • Montant HT : Montant hors taxes des frais associés. • Période : Dates correspondant à la période de facturation. • Mois gratuits utilisés : Nombre de mois offerts appliqués à l’agent. • Facture : Lien pour télécharger ou consulter la facture associée. b. Filtrer les résultats Un menu latéral de filtres vous permet de rechercher un paiement spécifique : • Agent : Sélectionnez un agent précis. • Frais de service : Filtrez par type de service facturé. • Période : Définissez un intervalle de dates pour affiner la recherche. 2. Actions disponibles a. Accéder au compte agent Cliquez sur le nom d’un agent pour être redirigé vers sa page Compte agent . Cette page fournit : • Les informations personnelles et administratives de l’agent. • Les packs actifs et leurs périodes d’application. • Les plans de rémunération associés. • Les frais de service appliqués et leurs statuts. • Les documents et configurations associés à cet agent. b. Télécharger une facture Cliquez sur l’icône de facture pour télécharger ou consulter la facture au format PDF associée au paiement. 3. Recommandations Utilisez les filtres pour une recherche rapide : Si vous gérez un grand nombre d’agents, utilisez les filtres pour cibler précisément les paiements ou factures souhaités. Vérifiez les périodes et montants facturés : Assurez-vous que les frais de service et montants HT correspondent à la période définie pour éviter des erreurs de facturation. Consultez les comptes agents régulièrement : En cliquant sur le nom d’un agent, vous pouvez vérifier ses informations et statuts afin de garder une gestion à jour. Téléchargez et archivez les factures importantes : Conservez les factures critiques pour des besoins administratifs ou de comptabilité. 4. Questions fréquentes 1. Que se passe-t-il lorsque je clique sur le nom d’un agent ? Vous êtes redirigé vers la page Compte agent , qui contient toutes les informations associées à cet agent, telles que ses packs, rémunérations, frais de service, et abonnements. 2. Puis-je modifier un paiement ou un frais de service ? Non, les paiements et frais affichés sont issus des données enregistrées. Pour modifier ces informations, il faut accéder directement à la page Compte agent et mettre à jour les éléments correspondants. 3. Comment puis-je filtrer les paiements par mois ? Utilisez l’option Début de la période / Fin de la période dans le menu de filtre pour afficher les paiements liés à un mois ou une période spécifique.